“Kun je volgende week maandag?” “Nee, maar dinsdag wel om 10 uur” “O, ik kan pas vanaf 1 uur op dinsdag.” Je probeert een kennismakingsgesprek in te plannen en er gaan wel 3 mails overheen voordat je een datum en tijd hebt afgesproken. Dat kan sneller!
Door (potentiële) klanten direct via je agenda een afspraak in te laten plannen:
- Ze zien direct jouw beschikbaarheid op je website
- Plannen een afspraak in op een dag dat het hun uitkomt
- De afspraak verschijnt in jouw agenda en die van de klant met een Google Meet (of Zoom) linkje
- 1 dag voor de afspraak krijgt de klant een herinnering.
Klinkt perfect toch? In deze blog neem ik je mee in hoe je je agenda koppelt met je website.
Cal.com vs Calendly: wat is beter?
Allereerst hebben we een agenda automatiseringstool nodig. Calendly is de bekendste. Maar je hebt ook youcanbook.me en Cal.com.
Ik ben zelf net overgestapt op Cal.com van Calendly. En voor de meeste ondernemers is Cal.com ook een beter gratis alternatief voor Calendy.
Hoewel ik je in deze blog laat zien hoe de koppeling met Cal.com gaat, werkt dit hetzelfde met Calendly of Youcanbook.me.
Waarom Cal.com in plaats van Calendly?
De belangrijkste reden voor mij was dat ik gratis meerdere afspraaksoorten kan toevoegen met Cal.com. Bij Calendly kun je maar 1 soort afspraak aanmaken. Ik gebruik mijn agenda voor kennismakingsgesprekken en websiteconsulten. Dus ik moest daarvoor of 2 accounts gebruiken of naar een betaald abonnement gaan.
Daarnaast kun je met Cal.com gratis workflows aanmaken en zo herinneringsmails sturen. Daardoor voorkom je no-shows. Bij Calendly is dit een betaalde optie.
Ook kun je Cal.com beter aanpassen naar je huisstijl, waar in als designer natuurlijk erg blij van wordt.
En hoe zit het met gebruiksgemak van Cal.com?
Ik vind Cal.com fijn werken. Het is misschien in het begin iets technischer dan Calendy vanwege alle opties. Ik nam deze video op terwijl ik Cal.com inrichtte. Ik zag daarbij het programma zelf voor het eerst.
Stap 1: Aan de slag met Cal.com
Beschikbaarheid instellen
Nadat je een gratis account hebt aangemaakt op Cal.com, stel je je beschikbaarheid in.
In het dashboard van Cal.com, ga je naar Beschikbaarheid.
Stel hier de dagen en tijden in waarop je beschikbaar bent. Je kunt zelfs verschillende tijdsblokken instellen voor verschillende dagen.
Controle houden over je tijd en agenda
Ik vind het zelf fijn om maximaal 2 calls op een dag te doen, met een minimale uitlooptijd van 30 minuten en dat er 2 dagen tussen de boekingsdag en de afspraak. Zodat ik tijd heb om me voor te bereiden. Gelukkig kun je dat ook instellen:
- Ga daarvoor naar Evenementen
- Maak je eerste afspraaksoort aan
- Ga naar Grenswaarden en pas daar de instellingen aan naar hoe jij graag werkt.
Als digital nomad werk ik vaak vanuit een andere tijdzone. Cal.com laat mijn beschikbaarheid zien in de tijdzone van de boeker. Vervolgens verschijnt de afspraak in Google in mijn eigen tijdzone. Zo kan niemand zich vergissen in de tijd.
Stap 2. Google Calendar en Google Meet of Zoom koppelen
Je kunt Cal.com koppelen met Google en/of Zoom. Daardoor checkt Cal.com je beschikbaarheid en plant de afspraak in je agenda. Daarnaast voegt het automatisch een Google Meet of Zoom-link toe.
Google Calendar Koppelen
- In het Cal.com dashboard, ga naar apps.
- Selecteer Google Calendar en koppel je Google-account door in te loggen.
- Heb je verschillende agenda’s gekoppeld in je Google Calendar? Dan kun je kiezen aan welke agenda de afspraken worden toegevoegd en welke agenda’s Cal.com moet checken op beschikbaarheid.
Zoom of Google Meet Koppelen
- Ga terug naar Apps in het Cal.com dashboard.
Koppel je Zoom- of Google Meet-account door in te loggen. - Nu wordt er automatisch een link voor een videovergadering wordt toegevoegd aan elke afspraak die via je website wordt geboekt.
Stap 3. Herinneringsmails instellen
Dit is iets wat ik heel fijn vind aan Cal.com is dat je gratis herinneringsmails kunt sturen. Ik heb een aantal keer gehad dat de klant de Google Meet link kwijtraakte of zich vergiste in de tijd/dag. Kan gebeuren, maar het is wel vervelend. Want je maakt wel tijd vrij voor de call.
Met de herinneringsmails voorkom je no-shows.
- In het Cal.com dashboard, ga naar Werkstromen.
- Hier kun je instellen wanneer en hoe vaak herinneringsmails worden verzonden. Je kunt bijvoorbeeld een herinneringsmail instellen die 24 uur en 1 uur voor de afspraak wordt verstuurd.
Deze herinneringsmails krijgen automatisch de details van de afspraak, inclusief de Zoom- of Google Meet-link.
Stap 4: Cal.com insluiten op je (Divi-)website
Nu alles is ingesteld, is het tijd om Cal.comop je website te plaatsen, zodat klanten direct kennismakingen kunnen boeken.
- Klik bij Evenementen op de 3 puntjes naast de afspraak die je op je website wilt
- Klik op Insluiten.
- Kies voor Inline insluiting, pas eventueel de kleuren aan en kopieer de code.
- Vervolgens ga je naar pagina waarop je de code wilt plakken.
- Bij Divi gebruik je de module Code en plak je de code.
That’s it! Nu kunnen klanten direct via je website kennismakingen boeken, inclusief automatische Zoom- of Google Meet-links en herinneringsmails.
Vond je deze blog handig?
In de Webdesigncursus voor VA’s leer ik je van A tot Z in praktische videotutorials hoe je een goede website bouwt. Inclusief branding, strategie, techniek en optimalisatie. Ook leer je hoe je verschillende koppelingen (zoals deze) maakt.
